Regulamin

1. Postanowienia ogólne i definicje

Usługodawcą jest Marcin Zajączkowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcin Zajączkowski IT Services z siedzibą w Warszawie (ul. Srebrna 3/61, 00-810 Warszawa), wpisaną do CEIDG, NIP: 7011281265, REGON: 542948311 ("Visitly", "my"). Kontakt: contact@visitly-app.com.

• Usługa: głosowa asystentka AI odbierająca połączenia na dedykowanym numerze, umawiająca, przekładająca i odwołująca wizyty, wraz z aplikacją mobilną dla Specjalisty i potwierdzeniami SMS dla pacjentów,
• Specjalista: przedsiębiorca (np. lekarz, fizjoterapeuta, kosmetolog) korzystający z Usługi w ramach działalności zawodowej,
• Pacjent: osoba dzwoniąca na numer obsługiwany przez Usługę,
• Cennik: aktualna oferta cenowa dostępna na stronie visitly-app.com lub uzgodniona indywidualnie.

Usługa jest przeznaczona dla profesjonalistów (B2B) i nie jest kierowana do konsumentów.

2. Czym jest Usługa

W ramach Usługi przydzielamy Specjaliście dedykowany numer telefonu, na którym asystentka odbiera połączenia całodobowo, proponuje terminy zgodne z kalendarzem, usługami i godzinami pracy ustawionymi przez Specjalistę oraz zapisuje, przekłada i odwołuje wizyty. Na życzenie dzwoniącego lub w sprawach, których nie może obsłużyć, asystentka może przekazać połączenie na numer Specjalisty.

Specjalista widzi wszystkie rezerwacje i przebieg rozmów w aplikacji mobilnej i może w każdej chwili jednym dotknięciem wstrzymać przyjmowanie nowych rezerwacji.

Usługa jest obecnie w fazie przedpremierowej: zakres funkcji może się zmieniać, o czym informujemy Specjalistów z wyprzedzeniem.

3. Konto i wymagania

Rejestracja wymaga podania prawdziwych danych oraz weryfikacji numeru telefonu kodem SMS. Konto staje się aktywne z chwilą przydzielenia numeru telefonu dla gabinetu.

Specjalista zobowiązuje się utrzymywać dane konta i gabinetu (usługi, ceny, godziny pracy) w aktualnym stanie oraz chronić dane logowania. Za działania wykonane po zalogowaniu na konto odpowiada Specjalista, chyba że doszło do nich z przyczyn leżących po naszej stronie.

Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Usługi:

• po stronie pacjenta: działający telefon umożliwiający wykonanie połączenia na numer gabinetu,
• po stronie Specjalisty: smartfon z systemem iOS lub Android z zainstalowaną aplikacją Visitly, dostęp do internetu oraz aktywny adres e-mail,
• jakość i dostępność połączeń zależą także od operatora telekomunikacyjnego oraz łącza internetowego.

4. Opłaty i rozliczenia

Korzystanie z Usługi jest odpłatne według Cennika obowiązującego w chwili zamówienia. Okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc. Ceny podawane są w kwotach netto, do których doliczany jest podatek VAT. Za każdy okres rozliczeniowy wystawiamy fakturę VAT.

Płatności obsługuje operator Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu, plac Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579).

W okresie testów przedpremierowych Usługa jest udostępniana na indywidualnie uzgodnionych zasadach; w tym czasie nie pobieramy płatności za pośrednictwem Tpay.

O zmianach Cennika informujemy co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie; zmiana nie działa wstecz w ramach opłaconego okresu.

5. Obowiązki Specjalisty i dozwolone użycie

Specjalista korzysta z Usługi zgodnie z prawem i jej przeznaczeniem. Zabronione jest w szczególności:

• wykorzystywanie Usługi do działań bezprawnych, uciążliwych lub naruszających prawa osób trzecich,
• próby obchodzenia zabezpieczeń, zakłócania działania systemu lub uzyskiwania dostępu do cudzych danych,
• udostępnianie numeru lub konta podmiotom trzecim poza własnym gabinetem.

Jako administrator danych swoich pacjentów Specjalista zapewnia podstawę prawną ich przetwarzania oraz realizuje wobec nich obowiązek informacyjny, w tym informację o obsłudze rejestracji telefonicznej przez automatycznego asystenta działającego na jego rzecz.

6. Powierzenie przetwarzania danych pacjentów

W zakresie danych Pacjentów Specjalista jest administratorem, a Visitly podmiotem przetwarzającym. Na podstawie tego Regulaminu (art. 28 RODO) Specjalista powierza nam przetwarzanie danych w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi:

• kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe dzwoniących, dane o wizytach, treść i transkrypcje rozmów, w tym mogące pojawić się w rozmowie informacje o zdrowiu,
• czas przetwarzania: okres świadczenia Usługi; po jego zakończeniu dane usuwamy lub zwracamy zgodnie z §9,
• przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Specjalisty i zapewniamy poufność osób upoważnionych,
• stosujemy środki bezpieczeństwa opisane w Polityce prywatności i pomagamy Specjaliście w realizacji praw osób oraz obowiązków z art. 32-36 RODO,
• korzystamy z podwykonawców wymienionych w Polityce prywatności (§6); o zamiarze zmiany podwykonawcy informujemy z wyprzedzeniem, z prawem sprzeciwu,
• na wniosek Specjalisty udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwiamy audyt w uzgodnionym, rozsądnym zakresie.

7. Dostępność, wsparcie i reklamacje

Dokładamy starań, aby Usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantujemy braku przerw: konieczne prace techniczne ogłaszamy z wyprzedzeniem, a działanie telefonii zależy także od operatorów telekomunikacyjnych i dostawców zewnętrznych.

Wsparcie i reklamacje: contact@visitly-app.com. Reklamacja powinna zawierać opis problemu i dane pozwalające zidentyfikować konto. Odpowiadamy w terminie 14 dni.

8. Odpowiedzialność

Asystentka wspiera obsługę rejestracji, ale rozpoznawanie mowy może popełniać błędy. Specjalista zachowuje nadzór nad swoim kalendarzem i treścią rozmów widoczną w aplikacji.

Nasza odpowiedzialność wobec Specjalisty jest ograniczona do szkód wyrządzonych z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, do wysokości opłat zapłaconych za Usługę w ostatnich 12 miesiącach. Nie odpowiadamy za utracone korzyści ani za niedostępność wynikającą z awarii po stronie operatorów telekomunikacyjnych lub innych dostawców zewnętrznych.

Ograniczenia te nie wyłączają odpowiedzialności, której nie można ograniczyć zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami.

9. Zawieszenie i zakończenie umowy

Specjalista może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego.

Możemy zawiesić Usługę lub wypowiedzieć umowę w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu lub zwłoki z płatnością, po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu odpowiedniego terminu.

Po zakończeniu umowy numer telefonu wraca do puli, a dane gabinetu i pacjentów usuwamy lub zwracamy Specjaliście na jego wniosek złożony w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem danych, które musimy zachować na podstawie przepisów.

10. Zmiany Regulaminu

O zmianach Regulaminu informujemy Specjalistów e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Specjalista, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed tym terminem; zmiany nie działają wstecz.

11. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory z przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

Regulamin jest dostępny po polsku i angielsku; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.

Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych.